Việc quản lý bếp ăn công nghiệp và canteen doanh nghiệp luôn là một thách thức lớn với nhiều khâu phức tạp từ lập thực đơn, phân ca làm việc đến theo dõi suất ăn hàng ngày. ThinkSoft đã phát triển Module Quản Lý Suất Ăn - một giải pháp số hóa toàn diện giúp tối ưu hóa quy trình vận hành, giảm thiểu thất thoát và nâng cao trải nghiệm cho cả người quản lý lẫn nhân viên.
1Tổng Quan Giải Pháp
Module quản lý suất ăn của ThinkSoft được thiết kế để số hóa toàn bộ quy trình từ A đến Z, bao gồm 7 module chính hoạt động liên kết chặt chẽ với nhau. Hệ thống cho phép quản lý nhóm nhân viên, phân ca làm việc, lập thực đơn cho từng ca ăn, kết nối thiết bị kiểm soát (máy chấm công/quẹt thẻ), và theo dõi chi tiết bữa ăn của từng nhân viên.
Điểm đặc biệt là giải pháp này tích hợp với các thiết bị kiểm soát hiện đại, giúp tự động hóa quy trình nhận suất ăn và loại bỏ tình trạng gian lận.
Lợi ích nổi bật
Hệ thống 7 module tích hợp giúp tự động hóa 100% quy trình từ đăng ký món ăn đến phát suất ăn, loại bỏ hoàn toàn công việc thủ công tốn thời gian và dễ sai sót.
2Tích Hợp Thiết Bị Kiểm Soát Thông Minh
Hệ thống ThinkSoft hỗ trợ kết nối với nhiều loại thiết bị kiểm soát khác nhau bao gồm máy chấm công vân tay, máy nhận diện khuôn mặt, đầu đọc thẻ từ/thẻ thông minh, và cổng tự động.
Module Quản lý kết nối thiết bị cho phép thiết lập kết nối với các thiết bị này để kiểm soát toàn bộ suất ăn cho nhân viên, đảm bảo mỗi người chỉ nhận đúng phần ăn đã đăng ký. Mỗi nhân viên được gán vào một thiết bị cụ thể (line nhận suất ăn), giúp phân luồng và kiểm soát chặt chẽ quy trình phát đồ ăn.
Máy chấm công vân tay
Kết nối với máy chấm công vân tay để xác thực nhân viên nhanh chóng và chính xác.
Nhận diện khuôn mặt
Hỗ trợ công nghệ nhận diện khuôn mặt AI để xác thực không cần chạm tay.
Đầu đọc thẻ từ/thẻ thông minh
Tích hợp với đầu đọc thẻ RFID/NFC để quẹt thẻ nhận suất ăn tự động.
Cổng tự động
Kết nối với cổng tự động để kiểm soát ra vào và đếm số lượng suất ăn.
3Quy Trình Nhận Suất Ăn Tự Động
Khi đến giờ ăn, nhân viên chỉ cần xác thực thông tin hợp lệ lên máy đọc bằng vân tay, khuôn mặt hoặc quẹt thẻ từ là có thể nhận được suất ăn đã đăng ký.
Hệ thống sẽ tự động hiển thị thông tin đăng ký món ăn của nhân viên đó trên màn hình hoặc in phiếu cơm với đầy đủ chi tiết về món ăn, ca ăn và thông tin cá nhân. Nhân viên bếp nhìn thấy đèn báo xanh hoặc phiếu in sẽ thực hiện phát đồ ăn chính xác, loại bỏ hoàn toàn sai sót và nhầm lẫn.
4Chống Thất Thoát Hiệu Quả
Việc tích hợp máy chấm công và thẻ từ giúp lưu trữ thông tin đăng ký ăn và hiển thị ngay khi nhân viên quét thẻ, từ đó ngăn chặn người lạ từ bên ngoài vào ăn hoặc nhân viên lấy nhiều phần ăn.
Hệ thống chỉ cho phép mỗi nhân viên nhận suất ăn một lần duy nhất trong mỗi ca theo đúng đăng ký, giảm thiểu đáng kể thất thoát chi phí suất ăn cho canteen.
Kết quả thực tế
Giải pháp này đã giúp nhiều doanh nghiệp tiết kiệm từ 15-30% chi phí suất ăn mỗi tháng nhờ kiểm soát chặt chẽ.
5Quản Lý Nhân Sự & Phân Ca Linh Hoạt
Hệ thống hỗ trợ tổ chức nhân viên theo nhóm (Bếp chính, Bếp phụ, Phục vụ) với khả năng thêm nhân viên đơn lẻ hoặc import hàng loạt qua file Excel.
Tính năng phân ca làm việc đặc biệt linh hoạt với 2 chế độ: gán ca đơn lẻ cho từng nhân viên hoặc gán hàng loạt theo khoảng thời gian và thứ trong tuần. Người quản lý có thể xem lịch làm việc theo tuần hoặc tháng, giúp dễ dàng nắm bắt tổng quan và điều chỉnh kịp thời.
6Quản Lý Thực Đơn Thông Minh
Module thực đơn cho phép tạo menu cho từng ca ăn (Sáng, Trưa, Tối) với nhiều cách thao tác tiện lợi. Người quản lý có thể thêm món đơn lẻ, thêm hàng loạt theo khoảng thời gian, hoặc sử dụng tính năng "Copy tuần" để nhanh chóng nhân bản thực đơn từ tuần này sang tuần khác.
Mỗi ca ăn được định nghĩa rõ ràng với mã ca, thời gian bắt đầu/kết thúc và màu sắc hiển thị trên lịch, giúp phân biệt dễ dàng.
7Đăng Ký Món Ăn Linh Hoạt
Tính năng đăng ký món cho nhân viên hoạt động dựa trên ca làm việc đã được gán. Hệ thống hỗ trợ đăng ký đơn lẻ (click vào từng nhân viên) hoặc đăng ký hàng loạt cho nhiều người cùng lúc.
Màu sắc chip ca làm việc sẽ thay đổi từ xám (chưa đăng ký) sang màu ca (đã đăng ký đủ món), giúp người quản lý dễ dàng kiểm soát tiến độ.
Bảo mật dữ liệu
Hệ thống chỉ cho phép đăng ký cho ngày hiện tại và tương lai, ngăn chặn việc chỉnh sửa dữ liệu quá khứ.
8Theo Dõi & Báo Cáo Chi Tiết
Module theo dõi bữa ăn hiển thị trạng thái realtime với 3 mức: Đã ăn, Chưa ăn, Đang chờ. Hệ thống tích hợp đầy đủ các báo cáo quan trọng như số lượng nhân viên ăn theo ca, tỷ lệ sử dụng bữa ăn, thống kê theo nhóm nhân viên, chi phí thực phẩm theo ngày/tuần/tháng, và biểu đồ xu hướng.
Tất cả báo cáo đều có thể xuất ra Excel hoặc PDF để lưu trữ và phân tích.
9Lợi Ích Thực Tế
Giải pháp của ThinkSoft giúp doanh nghiệp thay thế hoàn toàn cơ chế phát phiếu cơm thủ công rất mất thời gian, lộn xộn và khó quản lý bằng hệ thống quẹt thẻ thông minh tự động.
Việc tự động hóa quy trình giúp tiết kiệm 80% thời gian xử lý, giảm nhân lực vận hành và loại bỏ 99% sai sót so với phương pháp thủ công. Hơn nữa, nhân viên có trải nghiệm tốt hơn khi được chủ động đăng ký món ăn theo sở thích và nhận đúng phần ăn đã chọn một cách nhanh chóng chỉ trong vài phút, tránh tình trạng xếp hàng chờ đợi lâu và nhận nhầm món.
Kết luận
Module quản lý suất ăn của ThinkSoft là giải pháp toàn diện cho các bếp ăn công nghiệp, canteen doanh nghiệp với quy trình số hóa từ đầu đến cuối kết hợp tích hợp thiết bị kiểm soát thông minh. Với giao diện thân thiện, tính năng linh hoạt và khả năng kết nối đa dạng thiết bị từ máy chấm công, thẻ từ đến nhận diện sinh trắc học, hệ thống đã giúp nhiều doanh nghiệp tối ưu chi phí, nâng cao hiệu quả quản lý và cải thiện trải nghiệm nhân viên.
